Nextcloud Hub brings productivity to home office workers

Post date

June 3, 2020

Making security easy

When logging in from home to access office documents and having video calls, the many different platforms and complicated passwords make life harder than needed for employees. Nextcloud introduces password-less, secure login, where users can simply plug in a hardware key and get to work. Together with many other new security measures, being productive at home becomes a standard solution in organizations that have deployed Nextcloud Hub.

Easy logging in with biometrics or a hardware key

Password-less authentication relies on WebAuthn, a new W3C global standard for secure authentication on the Web supported by all leading browsers and platforms including Windows Hello and many hardware keys. It offers a choice of authentication options and stronger account security than the usual username/password combination. Developed in collaboration with open source hardware security key manufacturer Nitrokey, the implementation in Nextcloud makes it the first on-premises collaboration platform to provide support for this new standard.

Having employees in home office means a strong security standard is required to protect data. As most attacks target users as weakest link, the combination of easy to use hardware keys with WebAuthn provides employers with a huge security advantage for remote workers. Nextcloud’s impressive latest release works perfect with Nitrokey hardware, giving administrators a fully open, verifiable security stack they can trust.

— Jan Suhr, Nitrokey

Users can configure WebAuthn options including hardware security keys in their user settings.

Protecting accounts anywhere

In addition to simplifying authentication, a series of new security measures makes it easier for administrators to secure the accounts of remote workers. This release of Nextcloud Hub introduces:

Optional automatic logout
Password reuse limitations
Automatic account locking in response to failed login attempts
Password expiration features

As a fully open source, European business, Nextcloud has always put the security and privacy of its customers first. Being first to market with support for WebAuthn and offering the most extensive compliance capabilities in the on-premises market enables businesses to introduce home office work using Nextcloud Hub with confidence.

— Roeland Douma, security lead at Nextcloud GmbH

Replacing coffee chat and focused work

Work in organizations alternates between intensive work in a focus group putting ideas in writing, and relaxed conversations during a coffee break. Nextcloud Hub facilitates both activities with a multitude of group and individual chat rooms and integrated collaborative document editing.

Have casual or business calls and chats

A virtual water cooler or coffee room, for teams or larger parts of the organization, provides a space for banter and off-topic conversations, sharing of ideas and simple “good morning” and “good evening”. The new grid view facilitates a casual-Friday hangout with the team or department, perhaps at beer-o-clock.

The introduction of automatic scaling of call quality will help participants on limited internet connections at home still be an integral part of the team! This and other performance and scalability improvements were developed while working on deployments in the German public sector and are complemented by the release of the high-performance back-end for Talk. The back-end, required for calls with 10-50 participants, has been developed by our technology partner, leading video conferencing solution provider Struktur AG.

Nextcloud Hub plays a key role in the growing demand for scalable software for team collaboration and e-learning. Our decades of experience with open source and video conferencing software, combined with the audio/video technology behind the powerful back-end, meets the expectations for a reliable and scalable Nextcloud Hub team conference solution that organizations and businesses need to master the new challenges of the future.

— Niels Mache, CEO of Struktur AG

Work on documents together

Talk 9 introduces direct editing of office documents like presentations and spreadsheets during video calls or from within a chat room, making note taking during regular meetings or focused polishing of a slide deck a routine task. To facilitate seamless in-call and in-chat document editing, the enterprise-ready office document solution from our partner, Collabora Productivity, has been deeply integrated in Talk.

Collabora Online will be shipped out of the box with Nextcloud Hub in version 19. A special community server has been developed which dramatically eases the work required for installation, avoiding the need for web server configuration, docker containers and more. This version however sacrifices scalability for this ease of installation and is not suitable beyond private use. We recommend the existing Collabora Office solutions for that, with docker images for small offices and more scalable solutions available for enterprises through Nextcloud GmbH.

Most home office work centers around documents, spreadsheets and presentations. The integration of Collabora Online into Talk gives teams a breakthrough in collaboration and productivity.

— Michael Meeks, CEO at Collabora Productivity

Quickly finding what you need

When working remotely, communication and organization both become harder than in an office. Nextcloud Hub features many little, helpful elements to keep data organized. Users can tag and comment on files and to let their colleagues know what they can find where, users can add context to folders, adding a description or even a todo list on top.

In the Nextcloud Hub user interface, users can expect quick ways to find their files, with recently used, modified and shared files on top, people you frequently share with in the file share dialog and favorites, recently used and shared files in the side bar.

At a technical level, devices and network connections at home are frequently at a disadvantage compared to the office infrastructure, making performance a critical factor for home office workers. Under the hood, this release introduces a number of significant improvements:

an up to 5x reading improvement for integrated external FTP storage
An up to 2.5x faster file scanning
25-50% faster generation of image thumbnails and use of embedded thumbnail images in OpenDocument files and Krita files
Ability to use ‘fseek’ in S3 storage. This allows to, for example, start playing a video file without first downloading the entire file.
Brought OpenStack Swift performance to the same level of S3 by enabling ‘streaming’ file. This means the Nextcloud server doesn’t first download the file from the Swift storage and then sends it to the user, but starts sending the data already while receiving. Swift was also updated to be able to deal with larger objects than 5Gb.
NFS file storage reads data in larger chunks, improving bandwidth and performance significantly.
SMB storage was enhanced with better ACL support, hiding folders that users have no access too, reducing both the browser load and the number of folders users might have to search through to find their files.

A virtual Kanban board

Kanban boards, where team members write their tasks on cards and put them on “TODO”, “IN PROGRESS” and “DONE” stacks during their collaboration, are often used in teams to coordinate work. To help team members in home office, Nextcloud includes a digital kanban app named Deck.

With this release Nextcloud makes it possible for apps to provide a calendar or address book. This allows Deck to provide calendars with todo’s and deadlines from its boards, making it easier for all team members to keep track of their progress.

Welcoming to guests

Collaboration happens not just across a distance within a team, but also across organizational boundaries. Guest accounts can easily be created and admins can delegate management of these guests to group admins. While creating the guests, in Nextcloud Hub 19 a group can be assigned to the guest account. When admins have restricted sharing to users within their own group, assigning a group to new guest accounts becomes mandatory. This way (group) admins can create multiple groups with guests who can share with each other but not other users, for example.

The enumeration of users and (guest) accounts and auto-completion of them has also been optimized to ensure user data does not leak beyond intended groups.

Stay safe and productive with Nextcloud

This release truly sets a new standard for on-premises collaboration technology, bringing more capabilities than ever before within a single platform. We invite all our users to install the latest of Nextcloud Hub and be productive, from home or in the office!

About Nextcloud

Nextcloud Hub is the industry-leading, fully open source, on-premises team productivity platform, combining the easy user interface of consumer-grade cloud solutions with the security and compliance measures enterprises need. Nextcloud Hub brings together universal access to data through mobile, desktop and web interfaces with next-generation, on-premise secure communication and collaboration features like real-time document editing, chat and video calls, putting them under direct control of IT and integrated with existing infrastructure.

Nextcloud’s easy and quick deployment, open, modular architecture and emphasis on security and advanced federation capabilities enable modern enterprises to leverage their existing file storage assets within and across the borders of their organization. For more information, visit nextcloud.com or follow @Nextclouders on Twitter.

Nextcloud Hub bringt Produktivität für Home-Office-Mitarbeiter

Die 19. Version von Nextcloud Hub bietet Remote-Mitarbeitern vollen Zugriff auf alle Teamressourcen und direkte Kommunikation, so dass Unternehmen ihre Produktivität steigern und gleichzeitig Sicherheit und Vertraulichkeit schützen können.

Juni 2020 – Nextcloud, der Marktführer für On-Premises-Collaboration-Lösungen, setzt einen neuen Industriestandard und führt eine wichtige neue Version von Nextcloud Hub ein, die auf die Zusammenarbeit von Teams an verteilten Standorten abgestimmt ist, die bereits in Tausenden von großen und kleinen Unternehmen auf der ganzen Welt beschäftigt sind. Diese Version, die als “Home-Office” bezeichnet wird, bringt die Zusammenarbeit an Dokumenten in Video-Chats, vereinfacht die Authentifizierung erheblich und verbessert die Leistung.

COVID hat einen Trend beschleunigt, der in vielen Unternehmen bereits sichtbar ist und sie dazu zwingt, ihren Mitarbeitern eine sichere Lösung für die Zusammenarbeit an verteilten Standorten anzubieten. Wir haben unsere Version “Home-Office” genannt, da sie einen großen Produktivitätsschub für Unternehmen bietet, die wie wir selbst viele Mitarbeiter im Home-Office beschäftigen.

— Frank Karlitschek, Geschäftsführer der Nextcloud GmbH

Sicherheit leicht gemacht

Wenn man sich von zu Hause aus einloggt, um auf Bürodokumente zuzugreifen und Videoanrufe zu führen, machen die vielen verschiedenen Plattformen und komplizierten Passwörter den Mitarbeitern das Leben schwerer als nötig. Nextcloud führt die kennwortlose, sichere Anmeldung ein, bei der Benutzer einfach einen Hardwareschlüssel einstecken und mit der Arbeit beginnen können. Zusammen mit vielen anderen neuen Sicherheitsmaßnahmen wird die Produktivität zu Hause zu einer Standardlösung in Organisationen, die Nextcloud Hub eingesetzt haben.

Einfaches Einloggen mit Biometrie oder einem Hardwareschlüssel

Die kennwortlose Authentifizierung beruht auf WebAuthn, einem neuen globalen W3C-Standard für die sichere Authentifizierung im Web, der von allen führenden Browsern und Plattformen einschließlich Windows Hello und vielen Hardwareschlüsseln unterstützt wird. Er bietet eine Auswahl an Authentifizierungsoptionen und eine stärkere Kontosicherheit als die übliche Benutzername/Kennwort Kombination. Die Implementierung in Nextcloud wurde in Zusammenarbeit mit dem Open-Source-Hardware-Sicherheitsschlüsselhersteller Nitrokey entwickelt und ist damit die erste Plattform für die Zusammenarbeit vor Ort, die diesen neuen Standard unterstützt.

Mitarbeiter im Home-Office zu haben bedeutet, dass ein starker Sicherheitsstandard zum Schutz der Daten erforderlich ist. Da die meisten Angriffe auf Benutzer als schwächstes Glied abzielen, bietet die Kombination von einfach zu verwendenden Hardwareschlüsseln mit WebAuthn Arbeitgebern einen enormen Sicherheitsvorteil für Remote-Mitarbeiter. Die beeindruckende neueste Version von Nextcloud arbeitet perfekt mit Nitrokey-Hardware zusammen und bietet Administratoren einen vollständig offenen, überprüfbaren Sicherheits-Stack, dem sie vertrauen können.

— Jan Suhr, Nitrokey

Benutzer können WebAuthn-Optionen einschließlich Hardware-Sicherheitsschlüssel in ihren Benutzereinstellungen konfigurieren.

Konten überall schützen

Zusätzlich zur Vereinfachung der Authentifizierung erleichtert eine Reihe neuer Sicherheitsmaßnahmen den Administratoren die Sicherung der Konten von Remote-Mitarbeitern. Mit dieser Version von Nextcloud Hub werden neue Funktionen eingeführt:

Optionale automatische Abmeldung
Einschränkungen bei der Passwort-Wiederverwendung
Automatische Kontosperrung als Reaktion auf fehlgeschlagene Anmeldeversuche
Funktionen zum Ablauf des Passworts

Als europäisches Unternehmen mit einer vollständig quelloffenen Software hat Nextcloud die Sicherheit und den Schutz der Privatsphäre seiner Kunden immer an erste Stelle gesetzt. Als erster Anbieter mit Unterstützung für WebAuthn auf den Markt zu kommen und die umfangreichsten Compliance-Fähigkeiten auf dem On-Premises-Markt anzubieten, ermöglichen wir Unternehmen, Heimbüroarbeit mit Nextcloud Hub mit Zuversicht einzuführen.

— Roeland Douma, Leiter Sicherheit bei Nextcloud GmbH

Ersetzen von Kaffeeklatsch und konzentrierter Arbeit

Die Arbeit in Organisationen wechselt zwischen intensiver Arbeit in einer Fokusgruppe, in der Ideen schriftlich festgehalten werden, und entspannten Gesprächen während einer Kaffeepause. Nextcloud Hub erleichtert beide Aktivitäten mit einer Vielzahl von Gruppen- und Einzelchaträumen und integrierter kollaborativer Dokumentenbearbeitung.

Führen Sie gelegentliche oder geschäftliche Anrufe und Chats

Ein virtueller Wasserkühler oder ein Kaffeeraum für Teams oder größere Teile der Organisation bietet Raum für Geplänkel und themenfremde Gespräche, Ideenaustausch und ein einfaches “Guten Morgen” und “Guten Abend”. Die neue Grid-Darstellung erleichtert einen zwanglosen, freitäglichen After-Work Treffpunkt mit dem Team oder der Abteilung.

Mit Talk 9 wird die Gesprächsqualität in Video- und Audiokonferenzen automatisch skaliert. Damit können auch Teilnehmer mit schwächeren Internetverbindungen zu Hause oder unterwegs immer noch ein integraler Bestandteil des Teams sein! Diese und andere Verbesserungen der Leistung und Skalierbarkeit wurden während der Arbeit an Einsätzen im deutschen öffentlichen Sektor entwickelt und werden durch die Freigabe des High Performance Back-Ends für Talk ergänzt. Das Back-End, das für Gespräche mit 10-50 Teilnehmern benötigt wird, wurde von unserem Technologiepartner, dem führenden Anbieter von Videokonferenzlösungen Struktur AG, entwickelt.

Nextcloud Hub spielt eine Schlüsselrolle bei der wachsenden Nachfrage nach skalierbarer Software für Teamzusammenarbeit und E-Learning. Unsere jahrzehntelange Erfahrung mit Open Source- und Videokonferenzsoftware, kombiniert mit der Audio-/Video-Technologie hinter dem leistungsstarken Back-End, erfüllt die Erwartungen an eine zuverlässige und skalierbare Teamkonferenzlösung Nextcloud Hub, die Organisationen und Unternehmen benötigen, um die neuen Herausforderungen der Zukunft zu meistern.

— Niels Mache, Vorstandsvorsitzender der Struktur AG

Gemeinsam an Dokumenten arbeiten

Talk 9 stellt die direkte Bearbeitung von Office-Dokumenten vor. Textdokumente, Präsentationen und Tabellenkalkulationen können während Videogesprächen oder aus einem Chat-Raum heraus bearbeitet werden. Das Erstellen von Protokolls während regelmäßiger Besprechungen oder das gezielte Polieren eines Diadecks wird zu einer Routineaufgabe. Um die nahtlose Bearbeitung von Dokumenten während des Anrufs und im Chat zu erleichtern, wurde die unternehmenstaugliche Office-Dokumentenlösung unseres Partners Collabora Productivity tief in Talk integriert.

Collabora Online wird mit Nextcloud Hub in Version 19 ausgeliefert. Es wurde ein spezieller Community-Server entwickelt, der die für die Installation erforderliche Arbeit drastisch vereinfacht und die Konfiguration von Web-Servern, Docker-Containern und mehr überflüssig macht. Diese Version stellt die einfache Installation über die Skalierbarkeit und ist nicht über die private Nutzung hinaus geeignet. Wir empfehlen dafür die bestehenden Collabora Office-Lösungen, mit Docker-Images für kleine Büros und skalierbareren Lösungen für Unternehmen, die über die Nextcloud GmbH erhältlich sind.

Die meisten Home-Office-Arbeiten konzentrieren sich auf Dokumente, Tabellenkalkulationen und Präsentationen. Die Integration von Collabora Online in Talk ermöglicht Teams einen Durchbruch in der Zusammenarbeit und Produktivität.

— Michael Meeks, CEO bei Collabora Productivity

Schnell finden, was Sie brauchen

Wenn man aus der Ferne arbeitet, werden Kommunikation und Organisation schwieriger als in einem Büro. Nextcloud Hub bietet viele kleine, hilfreiche Elemente, um Daten zu organisieren. Benutzer können Dateien mit Tags und Kommentaren versehen. Um ihre Kollegen wissen zu lassen, was sie wo finden können, können Benutzer Kontext zu Ordnern hinzufügen, indem sie eine Beschreibung oder sogar eine ToDo-Liste oben hinzufügen.

In der Benutzeroberfläche von Nextcloud Hub können Benutzer ihre Dateien nun schneller finden, kürzlich benutzte, modifizierte und gemeinsam genutzte Dateien sehen sie im oberen Bereich, Personen, mit denen Sie häufig Dateien teilen, werden im Dateifreigabedialog angezeigt und Favoriten sowie kürzlich benutzte und gemeinsam genutzte Dateien in der Seitenleiste.

Auf technischer Ebene sind Geräte und Netzwerkverbindungen zu Hause im Vergleich zur Büroinfrastruktur häufig im Nachteil, so dass die Leistung ein kritischer Faktor für Home-Office-Mitarbeiter ist. Unter der Haube führt diese Version eine Reihe von bedeutenden Verbesserungen ein:

eine bis zu 5-fache Leseverbesserung bei integriertem externen FTP-Speicher
Bis zu 2,5x schnelleres Scannen von Dateien
25-50% schnellere Erzeugung von Bild-Miniaturbildern und Verwendung eingebetteter Miniaturbilder in OpenDocument- und Krita-Dateien
Fähigkeit, ‘fseek’ im S3-Speicher zu verwenden. Dies ermöglicht es z.B., die Wiedergabe einer Videodatei zu starten, ohne zuerst die gesamte Datei herunterzuladen.
Bringt die Leistung von OpenStack Swift auf das gleiche Niveau wie die von S3, indem ‘Streaming’-Datei aktiviert wird. Das bedeutet, dass der Nextcloud-Server die Datei nicht erst aus dem Swift-Speicher herunterlädt und dann an den Benutzer sendet, sondern bereits während des Empfangs mit dem Senden der Daten beginnt. Swift wurde ebenfalls aktualisiert, um mit größeren Objekten als 5 GBb umgehen zu können.
Der NFS-Dateispeicher liest Daten in größeren Brocken, wodurch Bandbreite und Leistung erheblich verbessert werden.
Die SMB-Speicherung wurde durch eine bessere ACL-Unterstützung verbessert, wodurch auch Ordner ausgeblendet werden, auf die Benutzer keinen Zugriff haben, wodurch sowohl die Browserlast als auch die Anzahl der Ordner verringert wird, die Benutzer möglicherweise durchsuchen müssen, um ihre Dateien zu finden.

Ein virtuelles Kanban-Board

Kanban-Boards, auf denen die Teammitglieder ihre Aufgaben auf Karten schreiben und diese während ihrer Zusammenarbeit auf “TODO”, “IN PROGRESS” und “DONE” Stapeln ablegen, werden häufig in Teams zur Koordinierung der Arbeit eingesetzt. Um Teammitgliedern im Home-Office zu helfen, enthält Nextcloud eine digitale Kanban-App namens Deck.

Mit dieser Version ermöglicht Nextcloud es Apps, einen Kalender oder ein Adressbuch zur Verfügung zu stellen. Dadurch kann Deck von seinen Boards aus Kalender mit ToDo’s und Deadlines zur Verfügung stellen, wodurch es für alle Teammitglieder einfacher wird, ihren Fortschritt zu verfolgen.

Begrüßung der Gäste

Zusammenarbeit geschieht nicht nur über eine Distanz innerhalb eines Teams, sondern auch über organisatorische Grenzen hinweg. Gastkonten können leicht erstellt werden und Administratoren können die Verwaltung dieser Gäste an Gruppenadministratoren delegieren. Während der Erstellung von Gastkonten kann in Nextcloud Hub 19 direkt eine Gruppe zugewiesen werden. Wenn Admins die Freigabe auf Benutzer innerhalb ihrer eigenen Gruppe beschränkt haben, wird die Zuweisung einer Gruppe zu neuen Gastkonten obligatorisch. Auf diese Weise können (Gruppen-)Admins mehrere Gruppen mit Gästen erstellen, die z.B. miteinander, aber nicht mit anderen Benutzern teilen können.

Die Auflistung von Benutzern und (Gast-)Konten und deren automatische Vervollständigung wurde ebenfalls optimiert. Damit bleiben Benutzerdaten innerhalb der vorgesehenen Gruppen geschützt.

Bleiben Sie sicher und produktiv mit Nextcloud

Diese Version setzt einen neuen Standard für die Technologie der Zusammenarbeit vor Ort und bietet mehr Funktionen als je zuvor auf einer einzigen Plattform. Wir laden alle unsere Benutzer ein, die neueste Version von Nextcloud Hub zu installieren und produktiv zu sein, von zu Hause oder im Büro!

Über Nextcloud

Nextcloud bietet die branchenführende Open-Source-Softwarelösung für on-premises Datenverarbeitung und -kommunikation, die die einfache Benutzeroberfläche von Consumer-Grade-Cloud-Lösungen mit den für Unternehmen erforderlichen Sicherheits- und Compliance-Maßnahmen kombiniert. Nextcloud vereint den universellen Zugriff auf Daten über mobile, Desktop- und Web-Interfaces mit innovativen, sicheren Kommunikations- und Kollaborationsfunktionen wie Dokumentenbearbeitung in Echtzeit, Chat und Videoanrufe, die unter direkter Kontrolle der IT und in die bestehende Infrastruktur integriert werden.

Mit seiner einfachen und schnellen Bereitstellung, seiner offenen, modularen Architektur und der Betonung von Sicherheits- und fortschrittlichen Föderationsfunktionen ermöglicht Nextcloud modernen Unternehmen, ihre vorhandenen Dateispeicheranlagen innerhalb und außerhalb der Grenzen ihres Unternehmens zu optimieren. Für weitere Informationen besuchen Sie nextcloud.com oder folgen Sie @Nextclouders auf Twitter.